Elektronisches Vertragsdatenmanagement – Effiziente und sichere Verwaltung
Um parallel ablaufende Vorgänge immer im Blick zu haben, ist es keine schlechte Idee, alles in einem zentralen System zu verwalten, auf das alle Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff haben. Sind beispielsweise wichtige Verträge in einem elektronischen System hinterlegt, fällt es einfacher, Fristen zu überwachen und einzuhalten, Vertragsdetails einfach nachzulesen oder zu ändern und Änderungen zu überwachen. Ein solches Vertragsmanagement-System hat einen sehr großen Vorteil gegenüber dem altmodischen „Papierkrieg“-System. Es ist nicht notwendig, Akten zu suchen und darin zu blättern. Denn die Daten sind digital verfügbar!
Man kann die Daten bequem durchsuchen und spart so viel Zeit. Das schont die Nerven der Mitarbeiter und der Kunden! Und ganz nebenbei tut man etwas Gutes für die Umwelt, indem man den Papierverbrauch verringert. Neben der bequemen Suche in den digitalen Akten hat man die Möglichkeit, geänderte Daten zu bearbeiten, z.B. wenn sich der Vertrag ändert oder eine neue Klausel dazu kommt.
Wenn irgendwelche Fristen näher rücken, werden die verantwortlichen Personen automatisch vom System informiert. Natürlich sind auch Fristverlängerungen einfach möglich. Ein perfekter Arbeitsfluß (engl. workflow) ist somit fast schon garantiert. Denn nicht nur die Verwaltung der eigentlichen Dokumente (Verträge, …), sondern auch die Dokumentation der firmeninternen Ereignisse lässt sich über das System abwickeln. So kann einfach nachvollzogen werden, wer wann was gemacht hat. Wer schon mal mit einem Versionsverwaltungssystem gearbeitet hat, weiß so etwas zu schätzen.
Die Paperless Group mit Hauptsitz in Köln bietet solche Softwaresysteme an. Natürlich würde es den Rahmen dieses Artikels sprengen, wenn wir hier alle Funktionen und Vorteile aufzählen würden. Wer mehr darüber erfahren möchte, kann sich unter der folgenden Adresse genauer informieren: Vertragsmanagement – ppls.de
Ich hoffe, ich konnte Euch einen kleinen Einblick in das Thema geben!
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